از متصدی کتابخانه‌ها در متون قدیم به نام خازن‌الکتب و در متون عصر تیموری به بعد کتابدار یاد شده است. جز آن شخص، به تناسب اهمیت و بزرگی کتابخانه اشخاص دیگر هم در کتابخانه کار می‌کرده‌اند. مقدسی در سخن از کتابخانه عضدالدوله در شیراز ذکر وکیل، خازن و مشرف کرده و گفته است باید از عدول شهر باشند . اصطلاح مشرف کتابخانه در عهد صفوی بود، و در تذکره الملوک رسوم مخصوص او همان رسوم مشرف آبدارخانه ضبط شده است .
مسعود سعد سلمان که در اواخر قرن ۶ق به کتابداری سلطان مسعود سوم برگزیده شد در بیتی تصدی خود بر دارالکتب را «خازنی» یاد کرده و گفته:
او را به خازنی کتب کردی اختیار کت رأی خسروانه قوی اختیار باد
رشیدالدین فضل‌اللّه واقف کتابخانه ربع رشیدی (تبریز) که ظاهراً شصت هزار کتاب داشته برای اداره آن یک خازن و یک مناول (کتاب ده) معین کرده بود. در تاریخ مبارک غازانی هم می‌گوید بیت‌الکتب ابواب‌البر غازانی به‌وسیله خازن و مناول و فراش اداره می‌شده است .
از مجموعه افرادی که در کتابخانه‌های دوره تیموری و صفوی کار می‌کرده‌اند در فرمان‌ها و احکام به عنوان عمله ، اهالی ، مردم و کارکنان یاد شده است.
متصدی کتابخانه را در قرون ۹ق به بعد به عناوین کلانتر و داروغه هم می‌شناخته‌اند. در حکمی که برای بهزاد در ۹۲۸ق صادر شده مشخص کرده‌اند که او مستوفی و متعهد کلانتری بوده و همه کارهای کتابخانه به استیفا و برآورد او انجام می‌شده است. کارکنان کتابخانه نمی‌بایستی در ضبط و ربط کارها از سخن او عدول کنند. نصب مستوفی برای انجام شدن امور مالی کتابخانه در عصر قاجار هم معمول بود. از جمله محمدطاهر بصیرالملک شیبانی مدتی متعهد امور کتابخانه بیوتات سلطنتی بود. اصطلاح داروغه به جای کلانتر در دربار سلاطین مغول هند در عصر صفوی در تشکیلات دولتی مرسوم شده بود.
در تذکره الملوک ذکر صاحب‌جمع کتابخانه در عصر صفوی شده است در حالی‌که در رساله نظیر آن موسوم به دستورالملوک از همان عصر اصطلاح کتابدارباشی دیده می‌شود و مواجب این هر دو به یک میزان ضبط شده است .
اغلب از کتابخانه‌ها همچون خزانه‌های جواهر و نفایس مراقبت کامل می‌شده. به همین مناسبت است که از آغاز به متصدی آن «خازن» می‌گفتند و آنان از میان افرادی که مورد اعتماد و وثوق بودند، انتخاب می‌شدند. کما اینکه در منشور کتابداری خواجه نصیر خطاط برای کتابخانه فریدون حسین میرزا (سده ۱۰ق) تصریح شده است: «تعهد و محافظت را بر عهده امینی گذاریم که… از وصمت نقض و خلل مصون و محروس باشد» .
برای حفاظت کتابخانه‌ها که مورد توجه بود تمهیدهای مختلف به‌کار می‌بردند. شاه تهماسپ در وقف‌نامه نهر آبی که از فرات جدا ساخته بود مقرر داشت که «مؤونه حافظ خزانه کتب و مصاحف» (قطعاً در عتبات) از محل عواید حاصله از آن آب پرداخته شود .
اغلب کتابخانه‌ها کلیددار داشته است. از جمله رشیدالدین فضل‌اللّه در ربع رشیدی برای کلیددار مسکن مستقلی معین کرده است . سام میرزا در تحفه سامی نوشته است امیر نظام‌الدین احمد کلیددار کتابخانه شاه تهماسپ بود .
خازنان و کتابداران به‌جز اینکه می‌بایست امین باشند همیشه از افرادی انتخاب می‌شدند که مناسبتی شخصی با کتاب و علم و هنر داشته‌اند .
به‌طور مثال:
دانشمندان و مؤلفان
ـ سید مرتضی (وفات: ۴۰۶ق، کتابدار کتابخانه شاپور بن اردشیر در بغداد).
ـ ابوعلی مسکویه (وفات: ۴۲۱ق، کتابدار ابن‌عمید) .
ـ ابوالحسن علی الجلتی (وفات: ظاهراً قرن ۵ق، کتابدار دارالکتب گرگان) .
ـ خطیب تبریزی (وفات: ۵۰۲ق، کتابدار نظامیه بغداد) .
ـ ابن‌فوطی (وفات: ۷۲۳ق، کتابدار مستنصریه بغداد).
ـ علیقلی بیک قمی (کتابدار شاه عباس دوم، سده ۱۱ق) .
شاعران و ادیبان
ـ مسعود سعد سلمان (وفات: ۵۱۵ق، کتابدار سلطان مسعود سوم غزنوی) .
ـ عبدالنبی فخرالزمان قزوینی (کتابدار مهابت خان در اجمیر در ۱۰۲۳ق) .
ـ ابوالحسن امید (کتابدار شاهزاده محمود میرزا، سده ۱۳ق) .
کاتبان و خوشنویسان
ـ خواجه نصیر خطاط (کتابدار فریدون میرزا ـ موسیقی‌دان هم بود) .
ـ عنایت‌اللّه (کتابدار اکبر پادشاه، سده ۱۱ق) .
ـ جواهر رقم (کتابدار اورنگ‌زیب، سده ۱۱ق) .
ـ میرکلنگی (کتابدار امیر بخارا، سده ۱۰ق) .
مصوران و مذهبان
ـ کمال‌الدین بهزاد (کتابدار سلطان حسین بایقرا و بعد شاه اسماعیل، سده ۱۰ق).
ـ میرک نقاش هروی (کتابدار سلطان حسین بایقرا، سده ۱۰ق) .
ـ حاجی محمد نقاش (کتابدار امیر علیشیر، سده ۱۰ق) .
ـ صادقی بیک افشار (کتابدار دربار صفوی، سده ۱۱ق) .
اشخاص دیگر
ـ مولانا حاجی محمد (کتابدار عالی سلطان حسین بایقرا، سده ۱۰ق) .
ـ شیخ محمد سبزواری (کتابدار اسماعیل میرزا، سده ۱۰ق) .
ـ امیر درویش محمد (کتابدار محمد خان شیبانی، سده ۱۱ق) .
از کتابدار زن هم اطلاع داریم و آن مربوط به کتابخانه شاهزاده زیب‌النساء بیگم است که خانمی به نام پریوش در ۱۰۷۱ق کتابدار آنجا بود .
در وقف‌نامه مدرسه شاهزاده (یزد) مورخ ۱۲۴۱ق قید شده است که حفظ کتب برعهده یکی از طلاب مدرسه مورد اعتماد به صلاحدید متولی واگذار شود .
جز افرادی که مسئولیت حفظ و نگاهداری و ترتیب و تنظیم کتابخانه را برعهده داشتند اشخاص دیگری هم بوده‌اند که گسترش کتابخانه به فعالیت آنها بستگی داشت مانند وراقان، کاتبان، نسخه‌برداران، صحافان (مجلد و وصال)، مصوران و مذهبان، جدول‌کشان، عنوان‌نویسان، حل‌کاران، زرکوبان و لاجوردشویان. اغلب این حرفه‌ها در نشان کلانتری کمال‌الدین بهزاد ذکر شده است. در تذکره الملوک اسامی دیگر همچون باسمه‌چی، زرکوب، کاغذگر، مقراض‌گر، هم آمده است . در رساله عرض سپاه اوزون حسن تعداد عمله کتابخانه که به حضور فرزند او سلطان خلیل رسیدند پنجاه و هشت نفر ذکر شده است .
آنچه به عناوین مواجب، وظایف، مستمری، رسوم، مشاهره، مُیاومه در دوره‌های مختلف به اجزاء کتابخانه‌ها پرداخت می‌شد جای جای در مآخذ مذکور است. رشیدالدین فضل‌اللّه همدانی در جامع‌التواریخ و وقف‌نامه ربع رشیدی و نیز سوانح الافکار میزان دریافتی خازن و مناول را گفته است.
درباره عصر صفوی در چند وقف‌نامه و همچنین در تذکره الملوک مقدار مواجب قید شده است. به‌طور مثال در وقف‌نامه مدرسه سلطانی مواجب ماهانه کتابدار سه تومان و پنج هزار تعیین شده است. در تذکرهالملوک برای صاحب جمعی کتابخانه شاه پنجاه تومان در ماه مواجب مقرر بوده است . در جای دیگر از همان کتاب برای «کتابدارباشی» همان مبلغ ذکر شده است .
وظایف کتابداران
کتابدارها سه گونه وظیفه داشتند: یکی شرایطی که در وقف‌نامه کتابخانه تصریح شده باشد. دیگر شرایطی که در منشورها و فرمان‌های پادشاهی (در مورد کتابخانه‌های متعلق به دستگاه‌های حکومتی) قید شده باشد. سوم دقایق و نکاتی که از لحاظ کلی و به‌طور عرفی و سنتی برعهده کتابدار بوده است به منظور آنکه کتاب‌ها محفوظ بماند و به‌طور مطلوب در اختیار مراجعان قرار بگیرد.
تاج‌الدین عبدالوهاب سبکی (وفات: ۷۷۱ق) در کتاب معیدالنعم و مبیدالنقم وظایف کتابدار را حفاظت و ترمیم کتاب، ندادن آن به کسی که کتابخوان نیست، مقدم داشتن در عاریه دادن کتاب به فقرا که تهیه کتاب برایشان مشکل است و بالأخره به رهن واگذار کردن برای استفاده درصورتیکه واقف شرط کرده باشد.
به‌طورکلی این‌گونه اطلاعات را در مورد وظایف کتابداران از میان وقف‌نامه‌ها و منشورهای حکومتی می‌توان استخراج کرد:
۱٫ حفاظت و نگاهداری کتاب از هرگونه نابودی.
۲٫ ترمیم و تجلید نسخه‌هایی که جلد یا اوراق آنها عیبی دارد .
۳٫ رعایت همه شرایط وقف.
۴٫ امانت دادن نسخه به ترتیبی که واقف شرط کرده است.
۵٫ خریدن کتاب درصورتیکه شرط شده باشد (به‌طور مثال کربلایی صفرعلی ساروی در وقف‌نامه مورخ ۱۲۸۱ق گفته است «یک عشر وقف بر جهت ابتیاع کتب علمیه است که متولی ابتیاع نموده وقف بر فرقه ناجیه امامیه نماید الی یوم القیامه»).
۶٫ اجازه ندهد کتاب از آن محلی که خواندن آن شرط شده است خارج شود.
۷٫ درصورتیکه برای گرفتن کتاب شرط رهن و وثیقه شده باشد به آن شرایط عمل شود.
۸٫ اگر شرط مهر شدن کتاب شده است عمل بشود .
۹٫ هرچند یکبار موجودی مورد رسیدگی قرار گیرد.
۱۰٫ تقویم کردن کارهایی که در کتبخانه مباشران کارها مانند کاتب و مجلد و مصور و مذهب و دیگر افراد انجام می‌دهند.
۱۱٫ حضور داشتن در کتابخانه کتب مواقعی که طلبه رجوع می‌کنند.
۱۲٫ مرتب کردن کتب در جای خود، از جمله در فرمان کتابداری سلطان حسین بایقرا مذکور است. به عبارت دیگر ضبط و ربط دادن کتابخانه که در پایان همان فرمان قید شده است .
۱۳٫ تحصیل نسخ مختار که در فرمان کتابداری سلطان حسین بایقرا ذکر شده است .
۱۴٫ بیرون دادن کتاب‌هایی که محتاج مرمت و وصالی است.
امانت دادن کتاب
یکی از مهم‌ترین دقت‌هایی که واقفین کتاب می‌کردند در نحوه امانت دادن کتاب بود، برای اینکه وقفشان پایدار بماند و کتاب با امانت دادن به این و آن تلف نشود. اغلب واقفین شرط کرده‌اند کتاب در قبال رهن و وثیقه به امانت داده شود. همچنین شرط می‌کردند از شهری که محل استقرار کتابخانه است به خارج برده نشود. امانت دادن کتاب چه شخصی و چه عمومی مطلوب نبوده است. سعدی به همین ملاحظه گفته است:
کتاب از دست دادن سست‌رأیی است
که اغلب خوی مردم بی‌وفایی است
گـرو بستـان نـه پـاینـدان و سـوگنـد
کـه پـایندان نبـاشد همچـوپـابند
در اینجا چند مثال مهم‌تر که مربوط به ایران است آورده می‌شود:
گفته‌اند هرکس کتابی را قرض بدهد یک دستش را باید برید و آنکه کتاب را به صاحبش برگرداند هر دو دستش را. درباره شاهرخ میرزای تیموری نوشته‌اند چخماق بیک پنج کتاب از کتاب‌های موجود در کتابخانه او را برای مطالعه خواست و ایلچی پیش او فرستاد. ولی شاهرخ کتاب‌های کتابخانه را نفرستاد و دستور داد که از روی آن کتاب‌ها پنج نسخه نوشتند و نسخه‌های تازه‌نویس را به ایلچی داد که به چخماق بیک برساند۳۰۵٫
نشانه خوبی از سخت‌گیری در امانت دادن کتاب و حتی اجازه دادن به مطالعه آن ترسلی است در المنتخب من‌الرسائل از عصر سلجوقیان. در آن نوشته که از زبان طالب علمی است چنین آمده است: «در این حال چون به تحصیل مشغول است به کتب احتیاج می‌افتد و همه در بند کرده‌اند و به مُهر خزانه‌دار خداوند است. از آنکه طعمه موشان شود اولی آن بود که بفرماید تا به بندگان رسانند. سایه عالی خداوندی کشیده باید».
اما یاقوت وقتی از کتابخانه‌های مرو یاد می‌کند نوشته است دویست مجلد یا بیشتر از کتاب‌ها که دویست دینار ارزش آنها بود بدون گروی به خانه آورده بودم .
ناصرالدین شاه قاجار در نخستین سفر خود به مشهد چون کتابخانه آستانه و نفایس آنجا را دید «به مجدالملک امر و مقرر که در نگاهداری و محافظت آنها در نهایت دقیق و ساعی باشد و از کتابخانه سرکاری به احدی به رسم امانت ندهد و موافق ثبت هرکس کتابی برده باشد مسترد سازد» .
در این باره نامه‌ای از محمدحسین عضدالملک نایب‌التولیه مشهد به فرخ خان امین‌الدوله غفاری در دست است که نشان می‌دهد سلطان‌العلما از آنجا چندین کتاب به امانت گرفته است. نوشته است: «کتاب بسیاری از کتابخانه آستانه مبارکه سرکار فیض آثار موافق ثبت و صورتی‌که در آستانه مقدسه دارند نزد سلطان‌العلماست که در این مدت نگاه داشته است و نداده است و این اوقات در دارالخلافه است.
اولاً خودتان به او اظهار بفرمایید که بنویسد در اینجا موافق ثبت و صورتی که هست کسان ایشان به کارگزاران آستانه مقدسه بدهند. اگر قبول کرد و نوشت چه بهتر، و الا اگر تعلل و تأمل نمود لازم است که به خاک پای مبارک عرض کنید و درصدد استرداد کتب آستانه مقدسه برآیند. بلکه احیاء آن کتاب‌ها به حسن اهتمام شما بشود» .
در کتابخانه آستان قدس قبض امانت دادن کتابی مورخ به سال ۱۰۸۲ق هست که نشانه از دقت لازم در حفظ کتاب‌ها بوده است. در متن آن نقل شده است: «هو یک جلد مصحف به خط نسخ چهارده سطری به قطع یک ورق کاغذ سمرقندی، سر سوره و آیات به سرخی، جلد تیماج مشکی بطانه تیماج نخودی از کتابخانه سرکار فیض آثار نزد کمترین خلق‌اللّه امیر معین‌الدین اشرف خادم است به معرفت عالی حضرت سیادت و نقایت منقبت هدایت و… مرتبت محمدامین الخادم افادت و امامت پناه حقایق و معارف آگاه… خجسته اوصاف که هر وقت مطالعه نمایند ان شاءاللّه تسلیم نماید. ۲۶ شهر رمضان‌المبارک ۱۰۸۲».
یکی از شرایط میرزا مهدی خان استرآبادی در مشروحه‌ای که برای وقف کتاب‌های خود نوشته همین است که بدون قبض کتاب به کسی امانت ندهند .
ناصرالدین شاه در ۱۲۸۶ق پس از دیدن نفایس کتابخانه آستان مشهد دستور داده بود: «آنان را که به مطالعه نسخه‌ای از نسخ علوم احتیاج افتد به کتابخانه مبارکه آمده و هرقدر بخواهند مطالعه و درک مطلب نموده نسخه را از مکان خود حرکت ندهند» .
یکی از نمونه‌های شرط محکم در امانت دادن کتابی که به‌منظور استنساخ است مطلبی است که رشیدالدین فضل‌اللّه طبیب نسبت به تألیفات خود نوشته است، به این ترتیب: «اگر کسی خواهد استنساخ کند این مدرس رهنی که مناسب داند بستاند و آنرا بدهد تا از آن نسخت گیرد و باز سپارد و اگر از بهر مطالعه خواهند همچنین رهن بستاند و بدهد … » .
او در وقف‌نامه ربع رشیدی تصریحی روشن‌تر و شرطی افزون‌تر نوشته است: «از کتابخانه بیرون نبرند الا به رهنی وثیق که قیمت آن مثل قیمت آن کتاب باشد اگر در ربع رشیدی برند، و اگر بیرون از ربع رشیدی برند رهنی بدهند که قیمت آن ضعف قیمت کتاب باشد و اصلاً از تبریز و حوالی آن به‌جایی دیگر نبرند» .
«با وجود آنکه اجازت و رخصت داده‌ایم که از نسخه اصل که در گنبد نهاده باشد هرکس که خواهد استنساخ کند به شرط آنکه از ربع رشیدی بیرون نبرد، همچنین اجازت و رخصت داده‌ایم که از این نسخه نیز که پیش مدرس باشد هرکس که به استنساخ آن رغبت نماید مدرس بدو دهد به شرط آنکه از ربع رشیدی بیرون نبرد، و فقهای آنجا که استنساخ کنند مقدم باشند بر دیگران» .
این شرایط همانندی دارد با مندرجات وقف‌نامه جامع‌الخیرات مربوط به مدرسه رکنیه یزد (قرن ۸ق). در آن وقف‌نامه هم قید رهن برای امانت دادن کتاب شده است. واقف دریافت وظیفه و مواجب کتابدار را موقوف به آن کرده است که در امانت
دادن کتاب گروی گرفته باشد .
چهارصد سال بعد از آنکه شاه سلطان حسین کتاب وقف کرده است نظایر همین شرایط را در وقف‌نامه‌هایی که پشت هریک از مجلدات کتب وقفی او نوشته‌اند متذکر شده و گفته است:
«هریک از طلبه عظام سکنه مذکوره که محتاج به آنها باشند به تجویز مدرس مدرسه مزبوره بگیرند و به قدر احتیاج نگاه داشته از آن منتفع شوند و زیاده از قدر احتیاج نگاه ندارند. و اگر کسی از شیعیان غیرساکنین آن مدرسه محتاج به آنها باشد و خواهد بعد از تجویز مدرس قبض به مهر مدرس به کتابدار مذکور بسپارد و کتاب را گرفته به قدر احتیاج نزد خود نگاه داشته از دارالسلطنه اصفهان بیرون نبرد و اگر مدرس خاطر به او جمع ننماید و مناسب داند رهن از او گرفته کتاب را به او بدهد.
و هریک از کتب مزبوره که بودن آن به مشاهد مشرفه به جهت زیارت و سایر اعمال و عبادات مناسب باشد اگر کسی خواهد و محل اعتماد مدرس باشد یا رهن دهد بعد از تجویز مدرس و قبض به مهر او جایز است که آن کتاب را به موعد معین به نحو مزبور از اصفهان بیرون برد و بعد از انتفاع و رفع رجوع باز آورده و به کتابدار سپارد. و به‌هرتقدیر در محافظت آن از تضییع و تلف کمال اهتمام و سعی نمایند و مادام که در اصفهان باشد هر شش ماه یک مرتبه به نظر مدرس رسانند تا خاطر خود را از وجود و ضایع نشدن آن
جمع نماید».
درباره کتاب قرض کردن و واپس ندادن شوخی‌ها و ظریفه‌هایی گفته و نوشته‌اند. از آن زمره اینکه کسی از دوستی کتابی خواست، و آن دوست طفره می‌رفت. ولی چون اصرار او در گرفتن کتاب از حد گذشت صاحب کتاب آنرا همراه یک سینی و یک متکا و یک چماق به نزد دوست خود فرستاد و در نامه‌ای به او نوشت کتاب را فرستادم مشروط بر آنکه اگر خواستی غذا بخوری نان‌خورشت خود را بر این سینی بگذاری که فرستاده‌ام و تناول کنی و اگر خواستی بخوابی متکای ارسالی را زیر سر بگذاری. بالأخره اگر خواستی هم مباحثه خود را کتک بزنی با چماقی که تقدیم شده است او را بزنی نه پرتاب کردن کتاب من.
